Celebraciones Medina lleva quince años organizando bodas, bautizos y eventos corporativos en Valencia. Con un equipo de seis personas y una agenda que suele llenarse de mayo a octubre, la empresa siempre había funcionado bien. El problema no era la falta de clientes: era que estos pedían propuestas y tardaban demasiado en recibirlas.
El problema: propuestas lentas en un mercado impaciente
Cuando alguien llama preguntando por una boda para 200 personas, el cronómetro empieza a correr. En el sector del catering, el cliente que no recibe respuesta en 24-48 horas normalmente ya está hablando con la competencia.
El proceso anterior en Celebraciones Medina seguía siempre el mismo camino:
- Una comercial tomaba nota de la consulta a mano o por WhatsApp.
- Pasaba la información a la directora de operaciones para calcular el coste de menús, personal y logística.
- La directora preparaba la propuesta en Word o en un Excel personalizado.
- La comercial la revisaba, la convertía en PDF y la enviaba por correo.
El tiempo medio desde la primera consulta hasta el envío de la propuesta: dos días y medio. En temporada alta, cuando la directora gestionaba cinco o seis solicitudes simultáneas, ese plazo se alargaba a cuatro o incluso cinco días.
"Sabíamos que perdíamos clientes. Cuando por fin mandábamos la propuesta, muchos ya habían firmado con otro." — Elena Medina, gerente de Celebraciones Medina
La solución: un flujo automático con Make, Claude y Notion
A principios de 2026, Celebraciones Medina trabajó con un consultor de automatización para analizar el proceso de principio a fin. La conclusión fue clara: no faltaba capacidad humana, faltaba un sistema que eliminara los pasos repetitivos y mecánicos.
La solución se apoyó en tres herramientas accesibles para cualquier pyme:
- Make como motor de automatización entre aplicaciones.
- Claude (Anthropic) para generar el texto de las propuestas de forma personalizada.
- Notion como base de datos centralizada de menús, tarifas, personal y plantillas.
Cómo funciona el nuevo flujo paso a paso
El proceso comienza en el momento en que el cliente interactúa con la empresa:
- El cliente rellena un formulario web con los detalles del evento: fecha, número de comensales, tipo de celebración, preferencias alimentarias y presupuesto aproximado.
- Make detecta el envío del formulario y extrae automáticamente todos los datos relevantes.
- Make consulta en tiempo real la base de datos de Notion para obtener los menús disponibles, tarifas actualizadas y disponibilidad de personal.
- Claude recibe los datos del evento y genera una propuesta completa: menú recomendado con alternativas, desglose de costes, condiciones de contratación y un texto de bienvenida personalizado con el nombre del cliente y el tipo de celebración.
- La propuesta llega a la bandeja de la comercial en formato Word y PDF, lista para revisar y enviar en cuestión de minutos.
El tiempo total del proceso automatizado: menos de ocho minutos. La comercial dedica otros diez o quince minutos a revisarlo y añadir algún detalle personal si lo considera oportuno. El resultado final llega al cliente en menos de dos horas desde que hizo la consulta.
Resultados a los tres meses de implantación
Los números hablan por sí solos:
- Tiempo de respuesta: de 2,5 días a menos de 2 horas en el 90% de los casos.
- Tasa de cierre: del 32% al 48%, un incremento del 50% en la conversión de consultas en contratos.
- Eventos mensuales: de 11-12 a 16-18 en temporada media.
- Horas semanales recuperadas: la directora de operaciones liberó entre 8 y 10 horas que antes dedicaba a preparar propuestas manualmente.
- Ingresos adicionales: estimados en más de 12.000 € mensuales en temporada alta.
La inversión total en la automatización —configuración, licencias de herramientas y formación del equipo— se recuperó íntegramente en el segundo mes.
El impacto humano: hacer más con el mismo equipo
Uno de los temores iniciales del equipo era que "la IA lo haría todo igual y sin personalidad". La realidad fue muy distinta. Claude no genera propuestas genéricas: las adapta al tono y contexto de cada consulta. Una boda de otoño con ambiente rústico recibe una propuesta diferente en tono y recomendaciones a una cena corporativa navideña para cien ejecutivos.
"Al principio revisaba cada propuesta palabra por palabra porque no me fiaba. Ahora le echo un vistazo, cambio algo en uno de cada cinco y la envío. Me ha liberado tiempo para hacer más seguimiento comercial, y eso también ha mejorado los cierres." — Lucía, comercial de Celebraciones Medina
La directora de operaciones, por su parte, utiliza ahora esas horas recuperadas para mejorar las relaciones con proveedores, desarrollar nuevos menús de temporada y supervisar la calidad en los eventos. Tiempo que antes se consumía en copiar datos de un documento a otro.
Tres lecciones para otras empresas de servicios
La experiencia de Celebraciones Medina contiene aprendizajes directamente aplicables a cualquier empresa que venda servicios a medida:
1. La velocidad de respuesta es una ventaja competitiva real
En sectores con alta demanda y numerosos competidores —catering, eventos, reformas, consultoría, arquitectura—, responder primero y bien tiene un impacto directo y medible en la tasa de cierre. No es un detalle operativo, es estrategia comercial.
2. No toda IA tiene que ser compleja ni costosa
Este sistema no requirió desarrollar ningún software a medida ni contratar un equipo de ingenieros. Se construyó conectando herramientas ya existentes de forma inteligente, en menos de dos semanas y con una inversión accesible para una pyme.
3. La IA libera tiempo humano para lo que realmente importa
El equipo no redujo plantilla. Usó las horas recuperadas para hacer más seguimiento comercial, mejorar la calidad del servicio al cliente y desarrollar el negocio. La IA no sustituyó a las personas: amplificó su capacidad.
¿Tu empresa también pierde clientes por tardar demasiado?
El caso de Celebraciones Medina no es una excepción. En muchas pymes de servicios —estudios de arquitectura, clínicas, talleres, agencias de marketing, asesorías— hay procesos de presupuestación o propuesta que consumen horas de trabajo y generan fricciones innecesarias con los clientes.
La pregunta no es si la automatización es posible. Es cuánto dinero y cuántos clientes estás perdiendo cada semana por no tenerla.